Регламент
Регламент
Додаток
до рішення виконавчого
комітету від 01.04.2021
№ 9/33
Регламент
Центру надання адміністративних послуг
Новопсковської селищної ради
І. Загальна частина
1.1. Цей Регламент Центру надання адміністративних послуг Новопсковської селищної ради (далі – Регламент, ЦНАП) визначає порядок організації роботи ЦНАП, його територіальних підрозділів, віддалених робочих місць адміністраторів, порядок дій адміністраторів ЦНАП та їх взаємодії із суб’єктами надання адміністративних послуг.
1.2. У цьому Регламенті терміни вживаються у значенні, встановленому Законом України «Про адміністративні послуги».
1.3. Надання адміністративних послуг у ЦНАП здійснюється з дотриманням таких принципів:
1) верховенства права, у тому числі законності та юридичної визначеності;
2) стабільності;
3) рівності перед законом;
4) відкритості та прозорості;
5) доступності інформації про надання адміністративних послуг;
6) оперативності та своєчасності;
7) захищеності персональних даних;
8) раціональної мінімізації кількості документів та процедурних дій, що вимагаються для отримання адміністративних послуг;
9) неупередженості й справедливості;
10) доступності та зручності для суб’єктів звернень.
1.4. ЦНАП у своїй діяльності керується Конституцією України, Законом України «Про адміністративні послуги», Законом України «Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності», іншими законами, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, актами центральних та місцевих органів виконавчої влади, рішеннями Новопсковської селищної ради, її виконавчого комітету, Положенням про Центр надання адміністративних послуг Новопсковської селищної ради.
ІІ. Вимоги до приміщення, в якому розміщується ЦНАП
2.1. ЦНАП розміщується у центральній частині смт Новопсков за адресою: 92302, смт Новопсков, вул. Шкільна, буд.15б.
2.2. На вході до приміщення розміщується інформаційна вивіска з найменуванням ЦНАПу та графіком його роботи.
2.3. Графік роботи ЦНАП, територіальних підрозділів, віддалених робочих місць адміністраторів/виконавців (в разі їх утворення), затверджується виконавчим комітетом Новопсковської селищної ради з урахуванням потреб суб'єктів звернення та відповідно до вимог Закону України «Про адміністративні послуги».
2.4. Вхід до ЦНАП, облаштований пандусом та поручнями з обох боків для осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп населення, а також місцями для тимчасового розміщення дитячих колясок.
2.5. У приміщенні ЦНАП облаштована санітарна кімната з урахуванням потреб осіб з інвалідністю, зокрема тих, що пересуваються на кріслах колісних, та інших маломобільних груп населення.
2.6. На прилеглій до ЦНАП території наявне місце для безоплатної стоянки автомобільного транспорту суб’єктів звернення, зокрема можуть бути позначені місця для автотранспортних засобів, якими керують (в яких перевозяться) особи з інвалідністю, у кількості, визначеній Законом України “Про основи соціальної захищеності осіб з інвалідністю в Україні”. Будівля, приміщення та стоянка ЦНАП облаштовані з урахуванням потреб осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп населення згідно з вимогами відповідних державних будівельних норм, стандартів і правил. На прилеглих вулицях розміщені інформаційні таблички, на яких зазначене місце розташування ЦНАП.
2.7. Приміщення ЦНАП поділено на відкриту та закриту частини.
2.8. У відкритій частині організовано роботу сектору інформування та надання адміністративних послуг, організовано зону очікування. Суб’єкти звернення мають безперешкодний доступ до такої частини центру.
Закрита частина призначена виключно для опрацювання документів, пошти, надання консультацій та здійснення попереднього запису суб’єктів звернення на прийом до адміністраторів за допомогою засобів телекомунікації (телефону, електронної пошти, інших засобів зв’язку), а також збереження документів, справ, журналів обліку/реєстрації (розміщення архіву).
Вхід до закритої частини ЦНАП суб’єктам звернення заборонено.
⦁ Сектор інформування та надання адміністративних послуг забезпечує надання загальної інформації та консультацій замовникам при їх зверненні за адміністративними послугами у ЦНАП та видачу результатів послуги (якщо послуга не була надана заявнику під час звернення). Сектор інформування та надання адміністративних послуг розділений на зони:
⦁ зона прийому (облаштовується при вході до приміщення, в ній здійснюється загальне інформування та консультування суб’єктів звернення з питань роботи центру);зона інформування (облаштовується з метою ознайомлення суб’єктів звернення з порядком та умовами надання адміністративних послуг, в ній розміщуються інформаційні стенди, інформаційні термінали в зручному для перегляду місці, що містять актуальну, вичерпну інформацію, необхідну для одержання адміністративних послуг. Зона інформування облаштовується столами, стільцями для оформлення документів, нотування інформації та забезпечується канцелярськими товарами для заповнення суб’єктами звернення необхідних документів). Для висловлення суб’єктами звернень зауважень і пропозицій щодо якості надання адміністративних послуг зона інформування, територіальний підрозділ, віддалене робоче місце адміністратора облаштована відповідною скринькою та/або в них розміщується в доступному місці книга відгуків і пропозицій;
⦁ зона очікування розміщується в просторому приміщенні та облаштовується столами та в достатній кількості (не менше 10) стільцями, кріслами тощо. Для оплати адміністративного збору в секторі очікування ЦНАП, його територіальних підрозділів, на віддалених робочих місцях адміністраторів можуть бути створені умови для оплати суб'єктами звернень адміністративного збору (зокрема, можуть бути розміщені банкомати, платіжні термінали (у тому числі POS-термінали, програмно-технічні комплекси самообслуговування);
⦁ зона обслуговування утворена за принципом відкритості розміщення робочих місць. Кожне робоче місце для прийому суб’єктів звернення повинно має інформаційну табличку із зазначенням номера такого місця.
2.10. Сектор інформування та надання адміністративних послуг утворений за принципом відкритості розміщення робочих місць. Кожне робоче місце для прийому суб’єктів звернення має інформаційну табличку із зазначенням номера такого місця, прізвища, імені, по батькові та посади працівника.
2.11. Загальна площа сектору інформування та надання адміністративних послуг, територіальних підрозділів, віддаленого робочого місця адміністратора є достатньою для забезпеченя зручних та комфортних умов для прийому суб’єктів звернення і роботи працівників центру.
2.12. У приміщенні ЦНАП на інформаційних стендах та інформаційному терміналі розміщується інформація про:
1) найменування ЦНАП, його місцезнаходження та місцезнаходження віддалених місць для роботи адміністраторів/виконавців центру (в разі їх утворення), номери телефонів для довідок, факсу, адреси веб-сайту, електронної пошти;
2) графік роботи ЦНАП, його територіальних підрозділів, віддалених місць для роботи адміністраторів/виконавців центру (в разі їх утворення) (прийомні дні та години, вихідні дні);
3) перелік адміністративних послуг, які надаються через ЦНАП, віддалені місця для роботи адміністраторів/виконавців центру (в разі їх утворення);
4) інформаційні картки адміністративних послуг, які надаються через ЦНАП;
5) строки надання адміністративних послуг;
6) бланки заяв та інших документів, необхідних для звернення за отриманням адміністративних послуг, а також зразки їх заповнення;
7) платіжні реквізити для оплати платних адміністративних послуг;
8) відомості про супутні послуги, які надаються у приміщенні ЦНАП;
9) прізвище, ім’я, по батькові керівника ЦНАП, контактні телефони, адресу електронної пошти;
10) Положення про ЦНАП;
11) Регламент ЦНАП.
2.13. Інформація, яка розміщується у приміщенні ЦНАП (у тому числі на інформаційних терміналах) та на веб-сторінці селищної ради, повинна бути актуальною і вичерпною.
2.14. Перелік адміністративних послуг, які надаються через ЦНАП, його територіальні підрозділи, віддалені робочі місця адміністраторів ЦНАП (в разі їх утворення), затверджується органом, що утворив центр, з урахуванням потреб суб'єктів звернення, розміщується на інформаційному стенді у доступному та зручному для суб’єктів звернень місці. Адміністративні послуги у переліку групуються за суб’єктами надання адміністративних послуг.
2.15. Бланки заяв, необхідні для замовлення адміністративних послуг, розміщуються на веб-сайті органу, що утворив центр, та видаються адміністраторами ЦНАП.
2.16. На основі узгоджених рішень із суб’єктами надання адміністративних послуг у роботі центру можуть брати участь представники суб’єктів надання адміністративних послуг для надання консультацій.
ІІІ. Інформаційна і технологічна картки адміністративних послуг
3.1. Інформаційні і технологічні картки розробляються суб’єктами надання адміністративних послуг відповідно до Закону України «Про адміністративні послуги» та Вимог до підготовки технологічної картки адміністративної послуги, що затверджуються Кабінетом Міністрів України, а також інших нормативно-правових актів, які регламентують надання адміністративних послуг. Форми інформаційних та технологічних карток затверджуються виконавчим комітетом Новопсковської селищної ради.
3.2. Інформаційні картки адміністративних послуг та технологічні картки адміністративних послуг, які надаються через ЦНАП, затверджуються керівниками суб’єктів надання адміністративних послуг або відповідними рішеннями для адміністративних послуг, суб’єктами надання яких є колегіальні органи.
3.3. Орган, що утворив центр, а також керівник центру можуть вносити суб’єктові надання адміністративної послуги пропозиції щодо необхідності внесення змін до затверджених інформаційних та технологічних карток адміністративних послуг (у тому числі для документів дозвільного характеру у сфері господарської діяльності).
3.4. У разі внесення змін до законодавства щодо надання певної адміністративної послуги, суб’єкт надання відповідної адміністративної послуги своєчасно інформує про це керівника ЦНАП, готує відповідні зміни до інформаційних та / або технологічних карток згідно з вимогами законодавства та цього Регламенту.
ІV. Керування чергою у ЦНАП
4.1. З метою забезпечення зручності та оперативності обслуговування суб’єктів звернень у ЦНАП, його територіальних підрозділах, на віддалених робочих місцях адміністраторів вживаються заходи для запобігання чергам, а у випадку їх виникнення – для керування чергою.
4.2. У ЦНАП, його територіальних підрозділах, на відділених робочих місцях адміністраторів може здійснюватися попередній запис суб’єктів звернень на прийом на певну визначену дату (день) та час. Попередній запис може здійснюватися шляхом особистого звернення до ЦНАП, адміністраторів ЦНАП, що працюють на віддалених робочих місцях з використанням телефонного зв’язку та/або електронної реєстрації на веб-сторінці центру чи за допомогою Національної веб-платформи центрів надання адміністративних послуг. Прийом суб’єктів звернень, які зареєструвались за допомогою попереднього запису, здійснюється у визначені керівником ЦНАП години.
4.3. ЦНАП може використовувати інші інструменти керування чергою, гарантуючи дотримання принципу рівності суб’єктів звернень.
V. Прийняття заяви та інших документів у ЦНАП
5.1. Прийняття від суб’єкта звернення заяви та інших документів, необхідних для надання адміністративної послуги (далі – вхідний пакет документів), та повернення документів з результатом надання адміністративної послуги (далі - вихідний пакет документів) здійснюється виключно у ЦНАП його територіальних підрозділах, або віддалених робочих місцях адміністраторів/виконавців ЦНАП (в разі їх утворення).
Прийняття заяв для отримання адміністративних послуг від фізичних осіб, у тому числі фізичних осіб - підприємців, здійснюється незалежно від реєстрації їх місця проживання, крім випадків, передбачених законом.
Заяви від юридичних осіб приймаються за місцезнаходженням таких осіб або у випадках, передбачених законом, за місцем провадження діяльності або місцезнаходженням відповідних об’єктів, якщо інше не встановлено законом.
5.2. Прийняття від суб’єктів господарювання заяви про видачу документів дозвільного характеру та документів, що додаються до неї, декларації відповідності матеріально-технічної бази вимогам законодавства, видача (переоформлення, видача дублікатів, анулювання) документів дозвільного характеру, які оформлені регіональними та місцевими дозвільними органами, та зареєстрованих декларацій здійснюються відповідно до Закону України “Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності”.
5.3. Суб’єкт звернення має право подати вхідний пакет документів у ЦНАП (його територіальному підрозділі, віддаленому місці адміністратора (в разі їх утворення) особисто, в тому числі через представника (законного представника), надіслати вхідний пакет документів поштою (рекомендованим листом з описом вкладення) у тому числі, за бажанням суб’єкта звернення, кур’єром за додаткову плату, або за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку, або, у передбачених законом випадках, за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.
5.4. Якщо вхідний пакет документів подається представником (законним представником) суб’єкта звернення, до нього додаються документи, які підтверджують особу представника та засвідчують його повноваження.
5.5. Адміністратор перевіряє відповідність вхідного пакету документів інформаційній картці адміністративної послуги, за потреби – надає допомогу суб’єктові звернення у заповненні бланку заяви. У випадку, якщо суб’єкт звернення припустився неточностей або помилки при заповненні бланку заяви, адміністратор/виконавець повідомляє заявника про відповідні недоліки та, за потреби, надає необхідну допомогу у їх виправленні. Всі виправлення під час прийняття вхідного пакету документів підтверджуються підписом суб’єкта звернення.
5.6. Адміністратор складає опис вхідного пакету документів у якому зазначається інформація про заяву та перелік документів, поданих суб’єктом звернення. Опис складається у двох примірниках.
5.7. Суб’єктові звернення надається примірник опису вхідного пакету документів за підписом та печаткою (штампом) відповідного адміністратора/виконавця з відміткою про дату і час його складання, реєстраційний номер заяви і перелік документів, що додаються до неї. Другий примірник опису вхідного пакету документів зберігається в матеріалах справи, у випадку застосування у ЦНАП електронного документообігу – в електронній формі.
5.8. Адміністратор здійснює реєстрацію вхідного пакету документів шляхом внесення даних до журналу реєстрації (у паперовій та / або електронній формі). Після внесення даних справі присвоюється номер, за яким здійснюється її ідентифікація та який фіксується на бланку заяви і в описі вхідного пакету документів. Реєстрація та облік заяв, вхідних пакетів документів та оформлених результатів надання адміністративних послуг у ЦНАП, його територіальному підрозділі на віддалених робочих місцях адміністраторів може вестися централізовано (зокрема шляхом запровадження електронного документообігу) або окремо в центрі та на віддалених робочих місцях адміністраторів.
5.9. Якщо вхідний пакет документів було отримано засобами поштового зв’язку і він не містить інформації про прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення, адміністратор не пізніше наступного дня надсилає суб’єктові звернення опис вхідного пакету документів електронною поштою (його відскановану копію) чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку або поштовим відправленням (за можливості).
5.10. Після реєстрації вхідного пакету документів адміністратор формує справу у паперовій та / або електронній формі, за потреби (і за можливості) здійснює її копіювання та / або сканування.
5.11. Інформацію про вчинені дії адміністратор вносить до листа-проходження справи у паперовій та / або електронній формі (крім випадків, коли адміністратор є суб’єктом надання адміністративної послуги). Лист-проходження справи також містить відомості про послідовність дій (етапів), необхідних для надання адміністративної послуг та залучених суб’єктів надання адміністративної послуги.
VІ. Опрацювання справи (вхідного пакета документів)
6.1. Після вчинення дій, передбачених розділом V цього Регламенту, адміністратор зобов’язаний невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня після отримання вхідного пакету документів надіслати (передати) вхідний пакет документів суб’єктові надання адміністративної послуги, до компетенції якого належить прийняття рішення у справі (надалі – виконавець), про що робиться відмітка у листі-проходженні справи із зазначенням дати та найменування суб’єкта надання адміністративної послуги, до якого її направлено, та проставленням печатки (штампа) адміністратора, що передав відповідні документи.
6.2. Передача справ у паперовій формі від ЦНАП (його територіального підрозділу, віддаленого місця для роботи адміністратора центру (в разі їх утворення) до суб’єкта надання адміністративної послуги здійснюється не менше ніж один раз протягом робочого дня шляхом доставки працівником ЦНАП, надсилання відсканованих документів з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку або забирання представником виконавця (за домовленістю).
6.3. Отримавши справу, виконавець зобов’язаний внести запис про її отримання із зазначенням дати та часу, а також прізвища, імені, по батькові відповідальної посадової особи до листа-проходження справи.
6.4. Контроль за дотриманням суб’єктами надання адміністративних послуг строків розгляду справ та прийняття рішень здійснюється адміністраторами центру відповідно до розподілу обов’язків за рішенням керівника центру.
6.5.Суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний:
своєчасно інформувати ЦНАП про перешкоди у дотриманні строку розгляду справи та прийнятті рішення, інші проблеми, що виникають під час розгляду справи;
надавати інформацію на усний або письмовий запит (у тому числі шляхом надсилання на адресу електронної пошти) адміністратора центру про хід розгляду справи.
У разі виявлення факту порушення вимог законодавства щодо розгляду справи (строків надання адміністративної послуги тощо) адміністратор центру невідкладно інформує про це керівника центру.
VІI. Передача вихідного пакету документів суб’єктові звернення
7.1. Суб’єкт надання адміністративної послуги невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня після оформлення результату надання адміністративної послуги, сформувати вихідний пакет документів та передати його до ЦНАП (його територіального підрозділу, віддаленого місця для роботи адміністратора/виконавця центру (в разі їх утворення), про що зазначається у листі-проходженні справи.
7.2. Адміністратор ЦНАП невідкладно у день надходження вихідного пакету документів повідомляє про результат надання адміністративної послуги суб’єктові звернення у спосіб, зазначений в описі вхідного пакета документів, здійснює його реєстрацію шляхом внесення відповідних відомостей до листа-проходження справи, а також до відповідного реєстру у паперовій та / або електронній формі.
7.3. Вихідний пакет документів передається суб’єктові звернення особисто під підпис (в тому числі його представникові(законному представникові) - при пред’явленні документа, який посвідчує особу та документа, який підтверджує повноваження представника; або, у випадках передбачених законодавством, передається в інший зручний для суб’єкта звернення спосіб.
Інформація про дату отримання вихідного пакета документів суб’єктом звернення зазначається в описі вхідного пакета документів або в іншому документі, визначеному органом, що утворив ЦНАП, і зберігається в матеріалах справи.
7.4. У разі незазначення суб’єктом звернення зручного для нього способу отримання результату надання адміністративної послуги або його неотримання у ЦНАП протягом двох місяців – результат надання адміністративної послуги надсилається суб’єкту звернення засобами поштового зв’язку. У разі відсутності відомостей про місце проживання (місцезнаходження) суб’єкта звернення та відсутності іншої контактної інформації – результат надання адміністративної послуги зберігається протягом тримісячного терміну у ЦНАП, а потім передається для архівного зберігання.
7.5. У випадку, якщо адміністративна послуга надається невідкладно, адміністратор ЦНАП реєструє інформацію про результат вирішення справи у журналі (у паперовій та / або електронній формі), негайно формує вихідний пакет документів у справі та передає його суб’єктові звернення.
7.6. Відповідальність за своєчасне та належне надання адміністративної послуги несе виконавець, та в межах своїх повноважень – адміністратори і керівник ЦНАП.
⦁ Інформація про кожну надану адміністративну послугу та справу в паперовій (копія документів) та / або електронній (скановані копії документів) формі( заява суб’єкта звернення, та інші документи, визначені органом, що утворив ЦНАП) за рішенням органу, що утворив ЦНАП, може зберігатися в приміщенні ЦНАП, його територіального підрозділу, приміщенні, де розміщено віддалене робоче місце адміністратора.
⦁ У разі надання адміністративної послуги за допомогою державних реєстрів інформація про послугу зберігається у відповідному реєстрі.
⦁ Інформація про адміністративні послуги, надані територіальним підрозділом, адміністратором ЦНАП, що працює на віддаленому робочому місці, подається в ЦНАП для узагальнення в порядку, визначеному регламентом ЦНАП.
⦁ Усі матеріали справи зберігаються у суб'єкта надання адміністративної послуги.
XШ. Особливості діяльності територіального підрозділу ЦНАП, адміністратора ЦНАП, що працює на віддаленому робочому місці
⦁ Рішення про утворення та розміщення територіального підрозділу, віддаленого (у тому числі пересувного) робочого місця адміністратора приймається органом, що утворив ЦНАП з урахуванням потреб суб'єктів звернення, кількості населення, що буде ним обслуговуватися, та обсягу послуг, що надаватимуться.
⦁ Територіальний підрозділ, віддалене робоче місце адміністратора розміщується на першому або другому поверсі будівлі за умови створення належних умов для безперешкодного доступу для осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп населення до такої будівлі.
⦁ Віддалене робоче місце адміністратора може бути пересувним, що передбачає наявність відповідного комплекту технічних засобів (комп'ютерної техніки та оргтехніки), оснащених відповідним програмним забезпеченням та вільним доступом до Інтернету.
⦁ Робота пересувного віддаленого робочого місця адміністратора забезпечується шляхом проведення виїзних прийомів адміністратора за місцем проживання/перебування (місцезнаходженням) суб'єкта звернення або за іншою адресою, зазначеною ним, у межах відповідної адміністративно-територіальної одиниці. Перелік категорій суб'єктів звернення, яким можуть надаватися адміністративні послуги за допомогою пересувного віддаленого місця адміністратора, та порядок роботи адміністратора пересувного віддаленого місця визначається органом, який прийняв рішення про утворення ЦНАП.
⦁ До обов'язкової категорії суб'єктів звернення, яким адміністративні послуги надаються за допомогою пересувного віддаленого місця адміністратора, належать особи з інвалідністю І групи та інші особи, які за висновком лікарсько-консультативної комісії, не здатні до самообслуговування і потребують постійної сторонньої допомоги.
⦁ У приміщенні, територіального підрозділу, приміщенні, де розташоване віддалене робоче місце адміністратора забезпечується розміщення актуальної, вичерпної інформації, необхідної для одержання адміністративних послуг, з дотриманням необхідних вимог.
⦁ Територіальний підрозділ, приміщення, де розташоване віддалене робоче місце адміністратора (крім пересувного віддаленого робочого місця адміністратора), облаштовуються місцями для очікування суб'єктами звернень.
IX. Особливості діяльності територіального підрозділу ЦНАП, адміністратора ЦНАП, що працює на віддаленому робочому місці
9.1. Територіальний підрозділ ЦНАП, що утворений в Новопсковській селищній об'єднаній громаді, адміністратор ЦНАП, що працює на віддаленому робочому місці може обслуговувати населення одного або декількох старостинських округів
9.2. За рішенням органу, що утворив ЦНАП, окремі функції адміністратора, пов'язані з отриманням заяви та вхідного пакета документів, видачею результатів надання адміністративних послуг або наданням адміністративних послуг, можуть здійснюватися старостою.
Керуючий справами
виконавчого комітету Володимир ДОНЦОВ
