Відділ інформаційно-документального забезпечення

ЗВІТ

начальника відділу інформаційно-документального забезпечення

Новопсковської селищної ради за 2021 рік

Звіт начальника відділу інформаційно-документального забезпечення Новопсковської селищної ради (далі – Відділ) за 2021 рік підготовлений на виконання вимог п. 2 частини другої статті 52 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» та відповідно до Положення про звітування Новопсковського селищного голови, старости, виконавчих органів, постійних комісій та депутатів Новопсковської селищної ради, затвердженого рішенням селищної ради  від 03 лютого 2020 року №76/3.

Враховуючи зміни, які відбулися в адміністративно-територіальному устрої в Україні, передачу більшості повноважень від місцевої виконавчої влади органам місцевого самоврядування, утворення нових виконавчих органів у Новопсковській селищній раді, рішенням селищної ради від 25лютого 2021 року № 4/14 «Про створення Відділу інформаційно-документального забезпечення Новопсковської селищної ради» було затверджено Положення про відділ інформаційно-документального забезпечення Новопсковської селищної ради (далі – Положення).

Згідно до пп. 2.1, 2.11 розділу 2 цього Положення основним завданням Відділу є організація діловодства у Новопсковській селищній раді, її виконавчому комітеті, контроль за підготовкою, проходженням і виконанням службових документів з питань, які відносяться до компетенції Відділу, впровадження та технічна підтримка програмного забезпечення Новопсковської селищної ради, її структурних підрозділів з метою реалізації державної політики у галузі інформатизації.

Структура Відділу складається з п’яти  штатних одиниць:

- начальник відділу- 1;

- спеціаліст І категорії -1;

- діловод -2;

- оператор комп’ютерного набору-1.

Спеціалісти Відділу мають відповідну професійну освіту. Відділ працює  у повному складі з травня 2021 року. Вакансії відсутні.

У 2021 році Відділом оброблено 6436 вхідних документів, з них через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВОВВ) прийнято 105 листів, 3876 вихідних документів, 3527 звернень громадян, 104 запитів на  публічну інформацію, 66 звернень на Урядову «Гарячу лінію». Підприємствам, установам, організаціям та громадянам надіслано 718 листів.

Працівники Відділу, відповідно до покладених на нього завдань, приймали участь у підготовці засідань виконавчого комітету та сесій Новопсковської селищної ради восьмого скликання,  проектів розпоряджень селищного голови.

Оскільки Новопсковська селищна рада є правонаступником прав та обов’язків Рогівської, Риб’янцівської, Закотненської, Пісківської, Новорозсошанської, Донцівської, Кам’янської та Ганусівської сільських рад з 11 грудня 2020 року (відповідні рішення Новопсковської селищної ради від 23 грудня 2020 року №2/40, 2/41, 2/42, 2/43, 2/44, 2/45, 2/46, 2/47) Відділом було здійснено науково-технічне опрацювання справ постійного зберігання вищевказаних сільських рад, які не були передані до структурних підрозділів державного і трудового архівів на постійне зберігання.

Так, експертною комісією Новопсковської селищної ради було проведено 12 засідань, за результатами яких були складені та затверджені ЕПК описи справ постійного строку зберігання приєднаних сільських рад у кількості 872 справ, 237 справ з кадрових питань (особового складу), 241 справа тривалого (понад 10 років) зберігання.

Для розміщення цих справ Відділом створено архівосховище загальною площею 10 м2. На кінець 2021 року ступінь його завантаженості становить 55%.

Відомості про документи: 

Відділом була розроблена та затверджена на ЕПК інструкція з діловодства, яка набрала чинність з 01 жовтня 2021 року (розпорядження від 10 червня 2021 року № 174-о «Про затвердження Інструкції з діловодства в Новопсковській селищній раді у новій редакції» та номенклатуру справ на 2022 рік, яка вступила в дію з 01 січня 2022 року

Відповідно до розпорядження селищного голови від 28 вересня 2021 № 307-о «Про перевірку ведення книг погосподарського обліку в населених пунктах (старостинських округах) Новопсковської селищної територіальної громади» була здійснена перевірка ведення книг погосподарського обліку в населених пунктах (старостинських округах) Новопсковської селищної територіальної громади у жовтні-листопаді 2021 року, за результатами якої підготовлена доповідна записка.

Протягом звітного періоду Відділом надавалась практична, методична допомога працівникам виконавчого апарату Новопсковської селищної ради та іншим відділам у впровадженні та технічній підтримці програмного забезпечення з метою реалізації державної політики у галузі інформатизації.

Для повноцінної роботи виконавчого апарату Новопсковської селищної ради та її    самостійних структурних підрозділів Відділ постійно здійснює роботу з оновлення існуючого програмного забезпечення та WEB сервісів (АІС «Місцеві бюджети», M.E.Doc, SDO, Е-звітність, BarsCryptor), впровадження  нового (Кабінет споживача ЛЕО, Електронний суд, ДРВ, ПЗ «Діти»). Постійно ведеться робота з поновлення існуючих ключів ЕЦП та КЕП посадових осіб Новопсковської селищної територіальної громади та випуск нових у разі необхідності.

Працівники Відділу постійно підтримували працездатність персональних комп’ютерів та  периферичного обладнання, а у разі можливості самостійно усували несправності, що значно зменшило витрати бюджетних коштів на ремонт комп’ютерної техніки.

З метою підвищення ефективності роботи виконавчого апарату Новопсковської селищної ради та  її  самостійних структурних підрозділів Відділом була налаштована робота віддалених робочих місць та старост у населених пунктах громади. Так, встановлено програмне забезпечення «Соціальна громада», підключено реєстр територіальної громади ДМС, підключені нові користувачі WEB сервісів (Держгеокадастр, ДІЯ ЦНАП) та встановлені інші програмні комплекси, необхідні для роботи. До мережі Інтернет були підключені офіси старост сіл Писарівки, Закотне, Лисогорівки. В офісі старости села Кам’янка у зв’язку з високою вартістю абонентської плати за послуги Інтернет та низькою його швидкістю було замінено постачальника цих послуг та укладено новий договір.

Працівниками Відділу самостійно був здійснений монтаж комп'ютерної локальної мережі та системи відеоспостереження на адміністративній будівлі Новопсковської селищної ради (пров. Історичний, буд. 1, смт Новопсков).

У рамках співпраці з Білолуцькою селищною радою начальник Відділу Чертов А. С. надав практичну допомогу щодо встановлення програмного забезпечення «Соціальна громада» по всім віддаленим робочим місцям Білолуцької громади.

У рамках співпраці з EGAP був реалізований проект «Розумний кол-центр» та чат-бот «Свої». За період роботи розумного кол-центру працівниками було прийнято 987 дзвінків від жителів громади.

Працівниками Відділу за дорученням селищного голови розглядалися запити на публічну інформацію, листи підприємств, установ, організацій, письмові звернення громадян та готувалися проекти відповідей на них.

Згідно з розпорядженням селищного голови 24 червня 2021 №197-о ««Про внесення змін до розпорядження селищного голови від 01 червня 2021 № 165-о» на начальника відділу інформаційно-документального забезпечення селищної ради Чертова А. С. покладено контроль за виконанням розпорядження селищного голови від 01 червня 2021 № 165-о «Про забезпечення доступу до публічної інформації в Новопсковській селищній раді».

У червні 2021 року начальник Відділу Чертов А. С. організував навчання з працівниками виконавчого апарату та самостійних структурних підрозділів Новопсковської селищної ради щодо роботи на порталі data.gov.ua, за  результатами якої на порталі data.gov.ua були зареєстровані самостійні структурні підрозділи Новопсковської селищної ради, які після наданої методичної,  практичної допомоги самостійно розпочали підготовку та оприлюднення наборів даних. У разі відхилення модераторами порталу якогось набору даних відповідальним особам надавались роз’яснення і поради щодо усунення зауважень. Станом на 01 січня 2022 року Новопсковською селищною радою оприлюднено 42 набори даних.

Протягом звітного періоду працівники Відділу працювали у складі комісій, робочих груп, інших консультативно-дорадчих органів створених селищною радою, її виконавчим комітетом, селищним головою.

Так, начальник відділу інформаційно-документального забезпечення селищної ради Чертов А.С.  згідно з розпорядженнями селищного голови:

- від 07 травня 2021 року  № 139-о «Про затвердження складу конкурсної комісії Новопсковської селищної ради ( у новій редакції)» включений до складу конкурсної комісії Новопсковської селищної ради;

- від 22 липня 2021 № 219-о «Про створення атестаційної комісії для проведення атестації посадових осіб місцевого самоврядування в Новопсковській селищній раді» включений до складу атестаційної комісії для проведення атестації посадових осіб місцевого самоврядування в Новопсковській селищній раді.

- від 11 серпня 2021 № 240-о «Про експертну комісію Новопсковської селищної ради»  включений до складу експертної комісії Новопсковської селищної ради, як голова комісії.

Діловод відділу інформаційно-документального забезпечення селищної ради                Рожков О. М. відповідно до:

• розпорядження селищного голови від 11 серпня 2021 № 240-о «Про експертну комісію Новопсковської селищної ради» включений до складу експертної комісії Новопсковської селищної ради, як секретар комісії;
• рішення виконавчого комітету Новопсковської селищної ради від 21 січня 2021 №4/2 «Про утворення адміністративної комісії при виконавчому комітеті Новопсковської селищної ради восьмого скликання» включений до складу адміністративної комісії при виконавчому комітеті Новопсковської селищної ради восьмого скликання, як відповідальний секретар комісії.

У 2021 році відбулось 13 засідань адміністративної комісії за результатами яких складено 13 протоколів.

Працівники Відділу постійно вивчають нормативно-законодавчі акти України, займаються самоосвітою, приймають участь у тренінгах та семінарах.

Начальник відділу інформаційно-

документального забезпечення

Новопсковської селищної ради                                                      Андрій ЧЕРТОВ